Optimizarea proceselor de business: Case History Glacom

Amplitudinar am vorbit despre cât de important este să se atingă nivelul potrivit de eficiență și productivitate, și despre efortul pe care îl necesită îmbunătățirea proceselor de business. Întreprinderile mici și medii se confruntă adesea cu probleme operaționale care le pot împiedica creșterea și rentabilitatea. Exact în aceste situații, optimizarea proceselor de business oferă un ajutor important companiilor care încearcă să își eficientizeze operațiunile și să își maximizeze potențialul.
În acest articol explorăm trei exemple de optimizare referitoare la o companie de producție, o fermă agricolă și o firmă specializată în domeniul mecanic. Fiecare dintre aceste cazuri are ca protagoniști companii care s-au confruntat cu diverse provocări și care au reușit să își îmbunătățească procesele adoptând soluțiile propuse. 


Studiul de caz al companiei de producție

Specializată în fabricarea metalelor pe comandă, această întreprindere face parte dintr-o nișă în lumea producției. Cu un număr total de 15 angajați, a reușit să își creeze o reputație pentru furnizarea de produse metalice de înaltă calitate, adaptate nevoilor clientelei sale.

• Problemele apărute


Prima problemă întâlnită a fost gestionarea dezorganizată a inventarului. Compania, într-adevăr, avea dificultăți în a urmări materiile prime și produsele finite în mod precis, ceea ce ducea la penurii frecvente și la un exces de stocuri.
A doua problemă era legată de planificarea producției. De fapt, fiind realizată manual, aceasta cauza diverse ineficiențe. Rezultatul a fost o subutilizare a resurselor și nerespectarea termenelor limită.
O a treia și ultima problemă, comună în întreprinderile mici sau medii, a fost fluxul de informații între diversele departamente. Fiind lent și adesea subiect de neînțelegeri, acesta cauza întârzieri și erori în gestionarea comenzilor.

• Soluțiile propuse

Pentru a rezolva aceste probleme, a fost solicitată intervenția consultanților noștri pentru optimizarea proceselor de business. Soluțiile propuse cuprind patru pași.

Prin cartografierea proceselor de business a fost posibilă delinearea unei „priviri la 360 de grade” asupra stării actuale a companiei.
Pe baza cartografierii proceselor de producție, a fost implementat un sistem software de gestionare a inventarului, astfel încât să fie posibilă urmărirea materialelor în timp real, permițând un control mai bun al mărfurilor prezente în depozit.
Pentru a rezolva problemele legate de producție, a fost introdus un software de planificare a producției ca suport în gestionarea comenzilor și programarea acestora, ținând cont de prioritate și de disponibilitatea materialelor.
A fost apoi revizuit procesul privind comunicarea informațiilor. Prin creșterea consapevoleței asupra fluxului de comunicare, a fost posibilă implementarea unor bune practici (best practices) pentru a permite informarea promptă cu privire la orice modificare sau actualizare.

• Analiza la trei luni de la intervenție

Trei luni după intervenție, au apărut îmbunătățiri semnificative.
 Compania a redus risipa de materiale cu 20% și a eliminat stocurile inutile. Acest lucru a permis economisirea costurilor și îmbunătățirea satisfacției clienților.
Ratele de livrare punctuală au crescut cu 15%, iar utilizarea utilajelor s-a îmbunătățit cu 30%, cu o creștere consecventă a productivității.
În plus, noile reguli pentru comunicarea informațiilor au redus erorile și neînțelegerile cu 40%, favorizând în același timp un mediu de lucru mai colaborativ.

Studiul de caz al fermei agricole

Al doilea caz ne poartă în lumea producției de vin. Compania este formată din 8 persoane în producție și 5 în birou.


• Problemele întâlnite

În primul rând, a fost efectuată o analiză „timpi și metode” a operațiunilor manuale. Acest lucru a permis detectarea ineficiențelor și găsirea soluțiilor corecte pentru fiecare. Una dintre aceste probleme privea scăzută saturația personalului în zona de producție.
În timpul consultanței s-a observat ulterior că se vindea strugure din cauza unei lipse de spațiu și de capacitate productivă. Datele apărute au evidențiat faptul că în cei trei ani anteriori, dacă s-ar fi optat pentru transformarea în vin în loc de vânzarea strugurilor, compania ar fi câștigat până la 90% din cifra de afaceri posibilă. A fost therefore efectuată o analiză suplimentară pentru a crește spațiul și capacitatea productivă și pentru a maximiza profitul datorită creșterii capacității de producție.


• Soluțiile propuse

Pentru a face față acestor provocări, consultanții pentru optimizarea proceselor de business au sugerat diverse soluții.
În primul rând, a fost introdusă o schimbare de metodă pentru a elibera o persoană din zona de producție, destinând-o activităților cu o valoare adăugată mai mare și crescând astfel eficiența în producție cu 20%.
Au fost create diverse scenarii cu investiții posibile necesare pentru a rezolva problema spațiului redus și a capacității productive scăzute, iar împreună cu conducerea a fost aleasă opțiunea cea mai potrivită nevoilor companiei.

• Analiza la trei luni de la intervenție

S-a atins o productivitate mai bună și s-au redus timpii de ciclu, îmbunătățind considerabil operativitatea și termenele. Recuperarea eficienței obținută în producție prin diminuarea numărului de persoane necesare a fost echilibrată de creșterea activității productive. Triplând cifra de afaceri, va trebui chiar să se considere noi angajări în următorii 5 ani.

Studiul de caz al firmei specializate în domeniul mecanic

• Problemele întâlnite

În cadrul problemelor de business care au fost abordate, a fost necesară gestionarea manipulării rotorelor și statoarelor pentru motoarele electrice, care erau foarte grele, ceea ce ducea la manipulări manuale solicitante din punct de vedere ergonomic. În acest context, obiectivul a fost îmbunătățirea ergonomiei printr-o analiză de timpi și metode, o diagramă spaghetti, o analiză ergonomică și proiectarea unui layout al posturilor de lucru ale operatorilor, vizând reducerea cât mai mult posibil a tuturor manipulărilor manuale de greutăți și a deplasărilor care creau ineficiență.
A fost necesară abordarea unei alte probleme, relativă la timpul de ciclu al unei mașini, care, fiind foarte lung, ducea la o stare de inactivitate a unui operator.

• Soluțiile propuse

Pentru a face față acestor provocări, au fost sugerate diverse soluții.
Datorită rezultatelor analizei de timpi și metode asupra micromișcărilor, s-a putut înțelege cum să se acționeze asupra timpului de ciclu și cum să se îmbunătățească munca operatorilor din punct de vedere ergonomic. Cu acest obiectiv, au fost introduse palete care transportă materiile prime, pentru a interveni tocmai asupra îmbunătățirii ergonomice.
Layout-ul postului de lucru de aproximativ 25 de metri pătrați a fost complet regândit. Acest lucru a permis trecerea de la un timp de ciclu de 35 de minute la unul de 20 de minute fără a face investiții, deci cu cost zero.
Cu o analiză a timpilor relativă la celelalte prelucrări care au loc în fabrică, a fost creată o asociere „operator-mașină”, permițând astfel recuperarea a 50% din orele de lucru ale fiecărui operator, pentru a le utiliza în alte activități cu valoare adăugată mai mare.

• Analiza la 3 luni de la intervenție

Trei luni după intervenție, a fost înregistrată o participare mare a lucrătorilor și a existat o îmbunătățire notabilă din punct de vedere ergonomic. A fost evitat pericolul absenteismului cauzat de leziuni din cauza efortului repetitiv. Cu o analiză de timpi și metode asupra micromișcărilor, timpul de ciclu a fost redus cu 10%, ceea ce a contribuit suplimentar la reducerea efortului muscular solicitat operatorilor.

Concluzie

În lumea afacerilor, căutarea eficienței și a rentabilității nu se termină niciodată.
Aceste studii de caz oferă o idee despre cum intervențiile asupra întreprinderilor mici și medii din diverse sectoare pot reprezenta un ajutor important din punctul de vedere al optimizării proceselor de business.
Chiar dacă provocările specifice pot varia, principiile de bază ale optimizării proceselor de business rămân universale pentru IMM-urile care vor să prospere în peisajul competitiv actual.
În concluzie, calea către succesul în afaceri implică adesea voința de a te adapta, de a inova și de a optimiza continuu procesele.
Investind în optimizarea proceselor de business se pot obține randamente semnificative, garantând vitalitatea și succesul în diverse sectoare.